WhatsApp Business: come funziona per un’attività

Cos’è, e cosa cambia rispetto a WhatsApp

È un’applicazione separata, gratuita, che si scarica accanto a quella normale. I clienti continuano a scriverti come scrivono a chiunque: non devono installare niente.

Lo stesso numero non può stare insieme su WhatsApp e su WhatsApp Business: o uno o l’altro. Per questo conviene un numero dedicato all’attività, e può essere anche il fisso del negozio, che si verifica con una telefonata invece che con un SMS. Se oggi usi il tuo numero personale per lavoro, il passaggio a Business conserva le chat.

Il profilo dell’attività

È la scheda che il cliente vede toccando il tuo nome: descrizione, indirizzo, orari, sito, categoria. Si compila una volta, in dieci minuti, ed è la differenza fra un numero qualunque e un’attività riconoscibile.

Gli orari non sono decorativi: sono quelli su cui si appoggia il messaggio d’assenza. E i dati vanno scritti come sul sito e sulla scheda Google, uguali.

Il catalogo

Il catalogo di WhatsApp Business è una vetrina dentro la chat: ogni voce ha fotografia, nome, prezzo, descrizione e, se vuoi, un collegamento al sito. Vale per i prodotti e anche per i servizi.

Serve a non mandare le stesse dieci foto a ogni cliente che chiede «cosa avete?». Si condivide una voce o tutto il catalogo con un tocco, e il cliente può risponderti proprio su quella voce. Non è un negozio online: non c’è un carrello che incassa, l’ordine si chiude in chat.

I tre messaggi che lavorano al posto tuo

Sono le funzioni che fanno risparmiare più tempo, e si impostano una volta sola.

• Il messaggio di benvenuto: parte da solo quando qualcuno ti scrive per la prima volta. Due righe: chi sei, quando rispondi, cosa ti serve sapere.
• Il messaggio d’assenza: parte fuori orario, o quando lo decidi tu. Dice quando risponderai, ed evita che il cliente pensi di essere stato ignorato.
• Le risposte rapide: le frasi che scrivi venti volte al giorno — orari, indirizzo, come si prenota — salvate con una scorciatoia. Si richiamano scrivendo una barra e la parola scelta.

Un messaggio automatico deve sembrare scritto da te. «Ciao! Sono Anna della pasticceria, rispondo entro sera» funziona; «Gentile cliente, la sua richiesta è stata presa in carico» no.

Le etichette

Ogni chat si può segnare con un’etichetta colorata: nuovo cliente, preventivo da fare, in attesa di risposta, ordine pagato. Poi si filtra, e con un tocco vedi solo le chat che aspettano te.

Per molte attività piccole è tutto il sistema di gestione dei contatti che serve. Funziona a una condizione: usarle sempre, dal primo giorno.

Collegarlo al sito e a Google

WhatsApp Business genera un collegamento diretto alla tua chat e un codice QR. Il collegamento va sul sito, sulla scheda Google, nella firma delle mail; il QR sul bancone, sul volantino, sulla vetrina.

Il collegamento può portarsi dietro un messaggio già scritto. Sul sito questo cambia molto: chi tocca il pulsante dalla pagina di un servizio arriva in chat con scritto «Buongiorno, vorrei informazioni su…», e tu sai già di cosa si parla. È il meccanismo che abbiamo messo sul sito della Pizzeria Jolly Blu, dove l’ordine d’asporto arriva alla pizzeria già compilato.

Cosa non fare

WhatsApp è il posto più personale in cui un’attività può entrare, e si viene bloccati in fretta.

• Non scrivere per primo a chi non ti ha dato il numero per quello: per i messaggi promozionali serve il consenso.
• Non mandare la stessa promozione a tutti ogni settimana. Le liste broadcast arrivano solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica, e chi si sente disturbato segnala.
• Non lasciare i messaggi senza risposta per giorni: chi scrive su WhatsApp si aspetta una risposta in giornata.

Quando non basta più

L’applicazione è pensata per una persona, o poche, che rispondono da un telefono e dai dispositivi collegati. Quando i messaggi sono tanti, o deve rispondere una squadra, esiste una versione per le aziende che si collega ai programmi di gestione e ha costi suoi. Per la maggior parte delle attività locali quel giorno arriva tardi, o non arriva.

Da noi WhatsApp Business configurato e collegato al sito è compreso nel Sito Vetrina + WhatsApp (€1.647 + IVA) e nel Sito Vetrina Completo (€1.997 + IVA).